Инструкция О Правилах Заполнения Поименной Книги

Об утверждении инструкции по библиотечной технике для библиотек высших учебных заведений, Приказ Минвуза СССР от 0. Техника комплектования библиотечного фонда. В отделе комплектования библиотеки вуза необходимо иметь тематический план комплектования и рекомендуется вести ряд картотек, в которых отражается весь путь заказа на книги: а) картотека текущего комплектования; б) картотека предварительных заказов; в) картотека выполненных заказов; г) картотека для докомплектования; д) регистрационные картотеки периодических и подписных изданий; е) картотека обменных учреждений.

Тематический план комплектования - руководящий документ, определяющий на ближайшие годы общее направление, в котором должно производиться библиотекой приобретение литературы. Тематический план составляется в соответствии с профилем вуза и утверждается библиотечным советом. Библиотека отвечает за полноту комплектования библиотеки научной и учебной литературой по профилю вуза, осуществляя контроль за выходящей литературой (ведение картотеки по карточкам Книжной палаты, просмотр Книжной летописи и др.).

Библиотека участвует в координации комплектования библиотек города, области, республики. Тематический план библиотеки вуза составляется на основании: а) учебных планов вуза; б) аспирантского минимума; в) планов научно- исследовательской работы института; г) задач политико- воспитательной работы в вузе; д) координации комплектования библиотек города, области и республики. Тематические планы издательств и бланки заказов библиотека тщательно изучает и определяет заказы, согласуя их с кафедрами. Примечание. На заказанную литературу составляется картотека с распределением книг по фондам.

Получив партию книг, комплектатор сверяет их с картотекой заказов, вынимает карточки из картотеки, распределяет книги по фондам и переставляет карточки в картотеку выполненных заказов. Картотека выполненных заказов хранится в пределах одного месяца.

Картотека докомплектования составляется на основании выявления пробелов в книжном фонде. В эту картотеку включаются также карточки на книги, не поступившие в порядке текущего комплектования (или поступившие в недостаточном количестве экземпляров, или имевшиеся ранее, но утраченные библиотекой). Когда книга приобретена, карточка на нее переставляется в картотеку выполненных заказов. II. Учет библиотечного фонда а) прием новых поступлений 6. Все поступающие в библиотеку книги и литература временного значения, микрофильмы и другие виды изданий принимаются по сопроводительному документу (счет, накладная, акт передачи).

Пример заполнения Поименной книги обучающихся. Исправления в книге не допускаются, но в случае допущения ошибки, исправление заверяется подписью директора и печатью колледжа. При полном использовании всех страниц алфавитной книги продолжение записей производится в новой книге в порядке. При использовании всех страниц поименной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге. После заполнения макета их следует удалить. Разделение «Поименной книги обучающихся» на части, пропуски строк, в т.ч. При полном заполнении одной книги нумерация в следующих книгах должна. Книга приказов - в нарушении инструкции зачеркиваются приказы по движению контингента учащихся и вновь записываются приказы от указанной даты, но с. Поименная Книга учащихся. ИНСТРУКЦИЯ «О ведении книги приказов о контингенте студентов с помощью. Книга приказов служит основанием для заполнения Поименной книги, а также составления статистической и бухгалтерской отчетности.

Полученные книги сверяются с записью в сопроводительном документе по наименованию, количеству и цене. В случае отсутствия сопроводительного документа библиотека составляет акт по установленной форме, в том числе и на подписные издания и журналы (см. После приема партии книг, записи их в книгу суммарного учета библиотечного фонда и инвентаризации на сопроводительном документе или акте производится следующая запись .

Порядок занесения в инвентарную книгу журналов по окончании года указан ниже. Литература временного значения выставляется для читателей в читальных залах. Учет журналов в течение года производится в регистрационных картотеках (см. Литература временного значения будет в дальнейшем именоваться сокращенно . Подписные издания, включаемые в основной фонд, т.

К брошюрам условно относятся: а) издания агитационно- пропагандистского характера, выпускаемые в связи с политическими событиями, к памятным датам и юбилеям; б) листовки и ряд брошюр по обмену опытом, агротехнические указания, временные инструкции и памятки, библиографические листовки, планы чтения, правила соревнования и т. При обнаружении в принимаемой партии недостачи книг, дефектных экземпляров или замены одних книг другими немедленно составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр акта остается в библиотеке, второй - направляется в то учреждение, от которого были получены книги, с требованием дослать недостающие, заменить ошибочно присланные или поврежденные экземпляры. Примечание. Операции по приему, учету и обработке всех остальных книг, включенных в данную партию, не должны задерживаться из- за посылки акта. После окончания всех учетных операций в библиотеке сопроводительные документы, оформленные подписью в приеме материальных ценностей, передаются в бухгалтерию вуза для бухгалтерской обработки и хранения. Бухгалтерия относит на баланс библиотеки только количество и стоимость поступивших книг, записанных в инвентарную книгу. Все поступившие и принятые в библиотеку книги и литература временного значения штемпелюются.

Поименная книга хранится постоянно в архиве техникума. Директор техникума несет персональную ответственность за соблюдение настоящей инструкции. Порядок ведения поименной книги.

Штемпель с наименованием библиотеки не должен превышать размера 1,5х. Штемпель для всех отделов библиотеки рекомендуется единый. Применение для этой цели круглой печати запрещается. Штемпель ставится на оборотной стороне титульного листа, в центре внизу на расстоянии 6- 7 см от нижнего края, а на 1. При этом нельзя допускать порчи текста или иллюстраций. Распределение книг по фондам ставится карандашной пометкой около штемпеля.

Примечание. На иллюстрациях, схемах, картах и др. Каждая библиотека в обязательном порядке ведет два вида учета: индивидуальный и суммарный. Индивидуальный учет - учет каждого экземпляра книг. Формой индивидуального учета служит инвентарная книга (приложение I, форма N 2, 3, 4). Примечание. Бухгалтерия стоимость всех изданий, записанных в инвентарную книгу, относит на баланс библиотеки. Суммарный учет дает общие сведения о фонде библиотеки, его составе и происходящих в нем изменениях.

Суммарному учету подлежат все издания, входящие в фонд библиотеки. Формой суммарного учета служит книга суммарного учета библиотечного фонда, состоящая из 3- х частей (приложение I, форма N 1): а) поступление; б) выбытие; в) итоги движения библиотечного фонда. Суммарный учет поступающих изданий.

Каждая партия книг и литературы временного значения, поступившая в библиотеку по документу, записывается в первой части книги суммарного учета библиотечного фонда на отдельной строке, под определенным порядковым номером (приложение I, форма N 1а). Порядковая нумерация записей поступлений начинается ежегодно с N 1. Количество литературы временного значения, не подлежащей записи в инвентарную книгу и взятию на баланс, записывается в отдельной графе общим количеством без указания стоимости, за исключением одного экземпляра (см. Накладные расходы (стоимость библиотечной обработки, транспортные расходы и стоимость переплета, произведенного библиотекой, и т. Накладные расходы учитываются только бухгалтерией и списываются на расходы вуза по ст. По окончании каждого квартала подводятся итоги поступления и выбытия литературы за отчетный период, которые переносятся в 3- ю часть (форма N 1- в).

Одновременно производится сверка этих итогов с данными бухгалтерского учета за тот же период, ведущимися бухгалтерией вуза, и устанавливается их тождественность. В случае выявления расхождений таковые немедленно выверяются и устраняются. Индивидуальный учет. Рекомендуются две формы индивидуального учета: 1) книжная инвентарная книга и 2) актовая система инвентаризации. Инвентарная книга может быть единой для всего фонда библиотеки или для отдельных фондов. Раздельно индивидуальный учет производится по видам изданий (книги, периодика, спецвиды) (формы N 2, 3, 4). В инвентарных книгах для различных видов изданий присваивается условное обозначение в виде прописной буквы, которая ставится перед инвентарным номером (см.

В библиотеках, применяющих форматно- инвентарную расстановку книжного фонда, индивидуальный учет ведется раздельно по форматам. Инвентарная книга является важнейшим документом библиотеки. Ее необходимо вести особенно тщательно и хранить наравне с денежными документами. Инвентарная книга должна быть переплетена и прошнурована, а ее страницы пронумерованы. На обороте последней страницы инвентарной книги, перед ее заполнением должна быть сделана заверительная запись по следующей форме: . Подпись главного бухгалтера библиотеки или вуза.

Записи в инвентарной книге делаются от руки, обязательно чернилами, разборчивым почерком. Подчистки не допускаются. Исправление ошибок производится только красными чернилами и должно быть оговорено в графе .

Записи в инвентарных книгах могут делаться и на машинке, если инвентари переплетаются после записи книг. На каждой странице инвентарной книги заранее, до записи в нее книг, проставляются 2. Каждая книга записывается в инвентарную книгу на отдельной строке и получает самостоятельный номер, который проставляется на обороте титульного листа и на 1. Необходимые для записи в инвентарь сведения о книге берутся, как правило, с титульного листа. Запись книг производится на языке текста. Примечание. Книги, изданные не латинским шрифтом, записываются на русском языке. В инвентарной книге записывается фактическая цена книги в соответствии с данными сопроводительного документа (счет, копия счета, акт) или ценой, указанной на самой книге.

Для книг, изданных до 1. Примечания: 1. На книги, имеющие гриф . Оценка редких и ценных изданий, получаемых в дар, производится после консультации в букинистических магазинах.

При записи нескольких экземпляров (дублетов) одной и той же книги рекомендуется полностью записывать только один экземпляр и затем каждый пятый, а на все остальные, во всех графах, кроме . Подробно в инвентарной книге записывается один экземпляр книги (из десяти).

Количество книг проставляется в графе . При исключении книг из инвентаря делается пометка в соответствующей клетке. На книге ставится двойной номер: номер записи в инвентаре и порядковый номер.

Например 1/5, где 1 обозначает номер в записи в инвентаре, 5 - порядковый номер. Примечание. При переносе записей дублетов на следующую страницу сведения о книге снова повторяются во всех графах. Подписные издания (собрания сочинений, энциклопедии, приложения к журналам) для контроля за своевременным поступлением очередных томов (книг, выпусков) дополнительно регистрируются на специальных карточках (приложение II, образец N 9).